Comment écrire un mémo Société

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Classification: Entreprise| 09-24| étiquette: 0

Communication au sein d'une organisation est essentielle. Les employés plus connectés et informés, plus la confiance qu'ils se sentent envers leur employeur. La recherche indique que les salariés préfèrent l'interaction en face-à-face avec leurs supérieurs, mais les contraintes de temps et de la taille d'une organisation ne permettent pas toujours d'une telle approche. mémos de la Société sont une autre façon de communiquer des informations importantes à l'auditoire interne d'une organisation. Moins formel que des lettres d'affaires, ils peuvent annoncer de nouvelles politiques ou de changements organisationnels, fournir les renseignements demandés ou servir une mise à jour du projet. Apprendre à écrire une société mémo qui offre aux employés de l'information doivent aidera à renforcer votre entreprise "le pouvoir intérieur."

Choses que vous devez

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Instructions

Insérez le logo de l'entreprise comme une image en haut de votre page.

Créer un titre qui lit (en lettres capitales) "MEMO", "DES MOTIFS" ou "CORRESPONDANCE INTEROFFICE". Cela peut être centré en haut ou aligné sur la marge gauche.

Après le titre, insérer une ligne d'espace, puis les mots «A :," "FROM :," "DATE:" et "Sujet:" (vous pouvez aussi remplacer "RE:" au lieu de "Subject:") avec l'information appropriée, suivie d'un retour dur. Arrangement peut varier. Chaque élément peut avoir sa propre ligne pour un total de quatre lignes, ou vous pouvez diviser en deux colonnes: la première contenant "À:" et "De:" et le second avec "DATE:" ". Sujet» et Vous ne pas inclure une adresse à l'intérieur ou salutation ("Cher ...").

Lancer le corps de votre mémo sur le deuxième ou troisième ligne ci-dessous la rubrique. Si votre mémo est un message de routine, ouvert d'une manière directe. Mémos qui offrent de mauvaises nouvelles devraient ouvrir avec une déclaration neutre étroitement lié au thème de la note de service, connu dans la communication d'entreprise comme un tampon, pour préparer lecteurs pour l'information négative. Selon les nouvelles, vous pouvez choisir entre plusieurs stratégies pour cette ouverture. Assurez-vous qu'il est sincère, utile, honnête et brève.

Utilisez le reste de votre espace pour fournir des détails importants. Le ton doit être conversationnel. Utilisez des sous-positions pour rendre plus facile à lire des mémos. Vous pouvez également inclure des tableaux, des graphiques ou autres effets visuels. Écrivains qui cherchent à convaincre leurs publics devraient inclure comment / pourquoi cette information bénéficiera soit les employés personnellement ou la société dans son ensemble.

Terminez sur une note amicale positive. Ne pas inclure une formule de politesse ou de la signature.

Imprimer le mémo et initiale de votre nom en haut, ou de préparer le mémo à être envoyé par courriel (vous risquez de perdre une partie du formatage en envoyant par voie électronique). Si la note sera envoyée à plusieurs destinataires, il peut être moins cher d'imprimer une copie, initiale et ensuite faire des photocopies.

Distribuer. Il peut être remis en mains propres, envoyé par courriel, envoyé par courrier interne ou par la poste par le bureau de poste.

Conseils et avertissements

Utilisez le format de bloc (pas d'indentation) avec une ligne d'espace entre chaque paragraphe. Concentrez-vous sur un seul sujet. Essayez de garder la note de moins de deux pages. Mémos ne devraient être utilisés au sein de votre public interne. Ne pas envoyer un mémo à des gens en dehors de votre entreprise. Écrivez une lettre à la place. Si vous vous adressez à la note de service à certaines personnes plutôt que d'un département ou de son personnel en général, alphabétiser votre liste de destinataires à moins qu'il ya des gens dans certaines positions qui doivent bénéficier d'une place plus importante.

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