Comment écrire une demande de devis de conférence

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Comment écrire une demande de devis de conférence


Planification d'une conférence implique budgétisation détaillée, en particulier si la conférence est un effort de collaboration entre les ministères, le secteur privé et les organisations bénévoles. Demande de devis de conférence détaillées de fournisseurs potentiels est une étape importante dans le processus de planification de la conférence. Lors de la rédaction d'une demande pour la conférence devis, veiller à ce que vous demandez coûts, se renseigner sur les exigences juridiques, et de préciser les objectifs et les besoins de la conférence particulier. Fournir le vendeur prospective avec des informations sur les éventuels participants est souvent l'information pertinente, ainsi.

Recherche

  • 1

Accédez à votre navigateur Internet. Dans la zone de recherche, tapez le nom de l'industrie que vous représentez avec le mot «conférence». Par exemple, si vous travaillez pour une conférence biométrique, tapez "idées de conférence biométriques."

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Imprimez informations sur les conférences qui ont eu lieu qui sont semblables à la vôtre. Conservez ces informations dans un classeur de conférence. Marquer les informations sur votre ordinateur, aussi bien. Cette recherche vous aidera à développer des idées pour ce que vous voulez de votre prochain événement.

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Dans un cahier, écrire les idées concernant les prix, l'hébergement, le parrainage, la nourriture, les trousses des délégués et même des activités en soirée amusantes pour les participants à la conférence. Écrire les noms des sessions et des ateliers de plénières de la Conférence est également important.

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Ouvrez une nouvelle page sur votre logiciel de traitement de texte. Tapez dans les rubriques des différents besoins que vous avez pour votre conférence. Rubriques prospectives comprennent, "Hébergement", "Alimentation et boissons" et "Audiovisuel".

Contenus rédactionnels

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Dans chaque section, écrire vos exigences pour la conférence et comprennent les attentes financières. Par exemple, dans la section de l'hébergement, écrivez le nombre de chambres dont vous avez besoin et le budget approximatif par personne. Dans la section de l'audiovisuel, de communiquer clairement le genre d'équipement dont vous avez besoin et combien de personnes seront dans chaque chambre. Pour les repas, de communiquer les types d'aliments que la majorité de vos clients préfèrent. Si vous aurez besoin des repas spéciaux (par exemple, diabétique, casher ou des repas pour les personnes souffrant d'allergies), notez dans votre demande.

2

En plus des sections particulières (aliments et boissons, de l'audiovisuel et de l'hébergement), écrire une introduction résumant votre conférence. État de la conférence qui est financé par les types de délégués qui seront présents, des informations démographiques sur vos délégués et également noter si cela est un événement annuel.

3

Écrivez une lettre d'envoi à joindre à votre demande de propositions de la conférence. Une lettre d'envoi est une lettre d'introduction qui indique pourquoi vous envoyez cette proposition et qui vous êtes. Il n'y a pas plus de trois quarts d'une page longue. Il explique votre travail, le type de conférence, vous avez décidé, et grâce fournisseurs potentiels pour leur attention et leur intérêt à soumissionner sur la conférence. Type, modifier et enregistrer la lettre. Double-vérification des erreurs. Veillez à noter dans la lettre que la demande officielle conférence de devis est attaché. Fournir vos informations de contact pour les questions de suivi.

Conseils et avertissements

- La proposition de la conférence devrait être en général pas plus de trois pages. Donnez succinctement tout en fournissant des informations détaillées.

- Utilisez l'organisation ou de la conférence tête-tête, si possible.

- Inclure un dossier de presse sur l'événement si l'article est disponible.

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