Comment payer les employés pour Gas Mileage

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Câ € ™ est souvent rentable pour un employeur de demander aux employés de conduire leurs propres voitures quand au travail, plutôt que d'investir dans des véhicules appartenant à la société. Toutefois, cela impose un coût à l'employé. Organisations paient fréquemment remboursements de kilométrage pour attirer et conserver de bons travailleurs. Suivant les directives du Internal Revenue Service pour le remboursement des coûts d'exploitation des véhicules en fonction du kilométrage fournit à la fois l'employeur et l'employé avec d'importants avantages fiscaux.

Comment payer les employés pour Gas Mileage

Notions de base Kilométrage de remboursement

Chaque année, l'IRS publie un taux standard actualisées pour les déductible d'impôt le remboursement de kilométrage. Le taux reflète le coût moyen d'exploitation des véhicules automobiles comme les voitures, fourgonnettes et VUS. Par exemple, le taux standard pour 2015 est de 57,5 ​​cents par mile. L'IRS fixe le taux à un niveau qui ne couvre pas seulement l'essence, mais les coûts d'exploitation normaux, y compris les assurances, licences et de maintenance. Les employeurs peuvent suivre les dépenses de véhicules réels, mais nâ € ™ t généralement, depuis la base du taux standard permet l'archivage supplémentaire inutile. Le taux standard ne couvre pas les articles comme stationnement ou péage frais. Les employeurs peuvent rembourser ces coûts comme des dépenses d'entreprise, mais ils doivent être traités comme des éléments distincts.

Admissible Voyage d'affaires

Les employeurs ne peuvent payer les remboursements de kilométrage exonérés d'impôt pour la conduite liée au travail. Cela signifie un employé ne peut pas faire des courses personnelles et de réclamer encore le voyage comme une dépense d'entreprise. Par exemple, un voyage pour rencontrer des clients est déductible, mais en prenant un voyage de côté pour effectuer un dépôt bancaire personnel est pas. En outre, la conduite entre le travail et la maison chaque jour ne sont pas déductibles Voyage. Parfois, les employeurs paient à l'avance un certain kilométrage, en particulier pour les voyages d'affaires à long terme. Lorsque cela est fait, l'employé doit retourner tout montant utilisé.

Suivi Voyages d'affaires

IRS exigences de documentation de remboursement de kilométrage sont simples lorsque le taux standard est utilisé. Ceci parce que le taux standard couvre tous les coûts de fonctionnement normales, de sorte qu'un employeur nâ € ™ t nécessaire pour garder la trace des coûts tels que le gaz et les réparations. Un employé doit fournir un enregistrement de Voyage lié au travail. Ils gardent généralement un registre de kilométrage et devraient soumettre à un remboursement sur une base régulière. Chaque entrée du journal doit inclure les valeurs initiales et se terminant odomètre. Les inscriptions doivent également fournir une brève description de l'objet et de la destination de la Tripa € ™.

Remboursement et impôts

Si un employeur verse à un salarié de plus que le montant autorisé, l'excès est la rémunération imposable et doit aller sur le EmployeeA le W-2 € ™ s en tant que telle. Sinon, le remboursement de kilométrage est une dépense d'entreprise déductible pour l'employeur. L'employé n'a pas de passif d'impôt remboursables jusqu'à concurrence du taux normal, et l'argent est pas signalée comme une compensation sur le W-2. Lorsque les employeurs choisissent de payer une plus petite quantité, les employés peuvent déduire la différence sur leurs déclarations de revenus.

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