La plupart des systèmes de dépôt commune

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Classification: Entreprise| 06-29| étiquette: 0

La plupart des systèmes de dépôt commune


Les systèmes de classement ont évolué au fil des années de déposer les documents dans des boîtes aux logiciels sophistiqués qui stockent des fichiers par voie électronique hors de vue. Bien que vous pouvez choisir une variété d'aujourd'hui, tous les systèmes de classement partagent un objectif principal: la gestion efficace des documents. Avec différents systèmes de classement disponible, câ € ™ est important de tenir compte des caractéristiques de chaque pour sélectionner le plus approprié. Les systèmes de classement plus courantes sont faciles à mettre en œuvre et fournir un moyen de gestion de fichiers efficace.

Dépôt alphabétique

Dépôt alphabétique est le système de dépôt la plus courante pour moins de 5000 dossiers. Dépôt par ordre alphabétique est un système où vous organisez des fichiers par noms des individus, des entreprises, des institutions, des agences, des sujets, des sujets ou des emplacements géographiques en fonction de l'ordre du dictionnaire. Ce système est efficace pour les dossiers des clients ou le nom du client. Si le dépôt de sujets, utiliser un indice relatif. L'index est une liste par ordre alphabétique des noms de sujet choisi pour représenter chaque sujet. Référence de l'indice relatif de savoir quel nom sujet à déposer le dossier en vertu.

Dépôt numérique

En mettant en place un système de classement numérique, organiser les fichiers dans un ordre séquentiel en utilisant les numéros directement à partir de l'enregistrement ou un numéro attribué. La plupart des systèmes utilisent un index pour extraire les fichiers. Un système de classement numérique augmente la productivité en raison de la vitesse accrue de dépôt et de localiser un fichier. Il fournit également une identification précise et permet une plus grande confidentialité. Il est capable d'expansions infinies et vous pouvez l'utiliser pour plus de 5.000 dossiers, à la différence des systèmes de classement alphabétiques.

Alpha Dépôt -numeric

dépôt de Alpha-numérique utilise une combinaison de noms et de numéros. Vous utilisez couramment ce type de système de classement avec les noms et les numéros en question. Organiser les fichiers selon les divisions alphabétiques ou objet rubrique, puis par catégorie de numéro. Il est nécessaire d'utiliser un indice relatif pour les fichiers alphanumériques. L'indice va lister les codes de numéro attribué à chaque division alphabétique.

Systèmes de classement sans papier

Des systèmes de classement sans papier sont de plus en commun pour de nombreuses entreprises et les foyers. Il résout le besoin d'espace de stockage physique et le problème de l'information perdu ou égaré. Un système de classement sans papier permet l'accès partagé à travers de multiples départements. Bien que l'accès partagé fournit un accès sur demande aux dossiers, vous pouvez définir les droits d'utilisateur pour soit afficher, modifier, créer ou supprimer des fichiers de contrôle d'accès. Types de systèmes de classement sans papier comprennent des programmes de logiciels simples, serveurs de documents et des systèmes de gestion de documents.

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