Qu'est-ce que le manuel Process facture correcte validation?

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Classification: Entreprise| 04-16| étiquette: 0

Qu'est-ce que le manuel Process facture correcte validation?


La validation des factures est nécessaire pour toute entreprise; elle implique des frais de recoupement reçus ou facturés avec montants payés ou reçus. La plupart des systèmes comptables sont automatisés, mais il ya des moments où il peut être nécessaire de valider manuellement les factures. Les petites entreprises peuvent valider manuellement toutes les factures, qui fonctionne aussi longtemps que il ya un système de freins et contrepoids pour limiter la malhonnêteté des employés.

Factures entrantes

Un employé devrait compiler factures dès qu'ils arrivent, les séparer par le vendeur et l'éther de vérifier personnellement ou les transférer à l'employé en charge du compte individuel. Si une facture est valable dépend de plusieurs facteurs, il est donc essentiel que chacune d'elles finissent dans l'emplacement correct. Un employé doit alors vérifier chaque élément, enregistrer le projet de loi et faire parvenir la facture pour paiement. Les personnes responsables de factures de validation ne devraient jamais avoir accès à des fonds pour le paiement.

Factures sortantes

Toutes les factures sortantes doivent être vérifiés pour l'exactitude avant de l'envoyer. Alors que d'un individu ou d'un département peuvent être responsables de la saisie des éléments, y compris les ventes et les frais de service, les coûts salariaux alloués et tous les matériaux et fournitures utilisés pour un travail particulier. Chaque facture doit être recoupée avec le compte du client associé afin d'augmenter la satisfaction du client grâce à une facturation précise et de réduire les frais de main-d'œuvre causée par des corrections de facturation.

Paiements

Une fois que les factures ont été validés, ils sont transférés à un individu ou d'un département pour le traitement des paiements. Il est absolument essentiel que la personne responsable de la validation des factures ont pas accès à des fonds de paiement. Ce système de freins et de contrepoids assure que les employés ne possèdent pas l'occasion de tisser des chèques, payer les factures inexistantes ou falsifiés, ou d'effectuer d'autres pratiques malhonnêtes.

Déclarations

Lorsque les états arrivent ou sont envoyés, ils devraient être recoupées avec chaque facture de client ou fournisseur pour assurer l'exactitude. Les entreprises opérant sur une base strictement manuel nécessité de mettre en œuvre un système de classement efficace; toutes les factures doivent être copiés si nécessaire et déposé sous le nom de client ou fournisseur. Lorsque les états arrivent, une personne ou un département distinct doivent vérifier que chaque chef d'accusation et le paiement apparaît précisément sur la déclaration. Séparer le département de la validation de la déclaration de la facture et de paiement départements assure encore la précision et décourage les comportements malhonnêtes.

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